Processus de candidature

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Il est désormais impératif pour utiliser les données d’un candidat d’obtenir son consentement ou a minima de lui donner la possibilité de s’opposer à la détention ou à l’utilisation des données. Le RGPD qualifie cette thématique de droit à l’oubli.

Par conséquent, lors de sa candidature, vous pouvez de manière automatique ou manuelle informer le candidat que les données le concernant seront conservées ou supprimées selon vos usages mais qu’il dispose dans tous les cas d’un droit de modification ou de suppression. Communiquez donc l’adresse email et/ou le numéro de téléphone qui lui permettra de faire valoir ses droits.

Il peut être aussi pertinent de rédiger un document qui pourrait être adressé au candidat lors de la confirmation de l’entretien par exemple précisant quelles sont les informations qui seront collectées et surtout l’utilisation que vous en ferez.

Le RGPD précise que les données personnelles doivent être supprimées si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Précisez donc que les données seront supprimées si aucun contact n’était établi dans un délai de un an.

L’objectif de ces pratiques est de répondre à la notion de transparence mise en avant par la réglementation.

En pratique :

  • Au niveau de votre site Internet , ajouter au niveau de l’espace candidatures la clause :Les informations recueillies à partir de ce formulaire sont nécessaires à la gestion de votre demande. Elles sont enregistrées et transmises aux services ainsi qu’aux prestataires en charge de l’exécution des demandes. Elles ne sont pas conservées au-delà de 1 an à compter de la date d’enregistrement. Vous disposez de droits sur les données vous concernant que vous pouvez exercer en contactant le délégué à la protection des données de la société.
  • Créer un sous-répertoire spécifique dans Outlook et effacez les échanges de plus de un an.